종이 원본과 디지털 사본을 함께 보관하는 생활정보 사진=Pixabay

임대차와 수리, 통신, 보험 계약서는 문제가 생겼을 때 조건을 확인하는 기본 자료다. 서랍에 한꺼번에 넣어두면 필요한 문서를 찾기 어렵고 보관 기간도 놓치기 쉽다.

종이 문서는 분야별 파일에 넣고 겉면에 계약 상대와 시작일, 종료일을 적는다. 서명된 원본과 변경 합의서, 납부 영수증을 같은 묶음으로 보관한다. 개인정보가 적힌 폐문서는 그대로 버리지 않는다.

디지털 사본은 문서 전체가 보이도록 촬영하거나 스캔한다. 파일명은 연월일과 계약 종류, 상대 이름 순으로 통일한다. 휴대전화에만 두지 말고 암호가 설정된 저장공간에 별도 백업한다.

자동 갱신과 해지 통보기간은 달력에 미리 등록한다. 계약이 끝났더라도 분쟁 가능성과 세무·보증 기간을 고려해 바로 폐기하지 않는다. 정리의 목적은 많이 보관하는 것이 아니라 필요한 자료를 빠르게 찾는 데 있다.

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